Как организовать персональную систему управления временем, хранения информации и главных жизненных фокусов в Notion (+ шаблон и полезные источники)

Наверняка каждый из нас мечтал о 25 часах в сутках или помощнике, который сделает все наши рутинные дела. Зачем это все? Держать все в голове очень сложно. Просто освободив голову от мыслей и задач можно хорошо так преуспеть.

Артем Плетнёв, менеджер развития продукта «Маркировки» в СКБ Контур, рассказал, как выстраивал свою систему управления временем и хранения информации, какие ошибки совершал, какие готовые системы попробовал и что получилось в итоге, а также собрал шаблон своей системы в Notion с подробной документацией и онбордингом.

Зачем создавать систему управления информацией

Когда наша память загружена, мы не можем свободно думать. Люди с прекрасной памятью не всегда понимают, что именно они запомнили. И наоборот, те, кто очень хорошо соображает, не всегда могут запомнить важную информацию.

Лично я себя отношу к людям второго типа: я не помню теорем из университета и школьных формул, зато всегда старался понять суть процесса, разобраться, как именно устроено то или иное явление. Именно это понимание позволяет успешно применять забытые теоремы, иногда даже не осознавая, что у метода есть название.

Чтобы компенсировать свой «недостаток» я начал всё фиксировать и хранить в электронном виде. Я перепробовал много разных инструментов и подходов, но сейчас хочу рассказать о том к чему в итоге пришёл и как у меня организовано хранение информации.

Какие готовые форматы я пробовал и к чему пришел

В этом разделе я постараюсь кратко, без лишних подробностей рассказать, как пришел к текущей системе хранения. Его можно пропустить и сразу перейти к шаблону — но тогда не все его особенности покажутся понятными и оправданными. Кроме того, на моих ошибках из этого раздела можно учиться. 

Мы пишем о менеджменте продуктов и развитии в телеграм-каналах ProductSense и Продуктовое мышление.

Первая проба пера и оцифровка своей жизни

Начиналось всё в далёком январе 2017 с гугл-таблицы, в которой я начал фиксировать обратную связь от коллег и друзей. Позже в этой таблице появились вкладки с целями жизни, местами, которые я хочу посетить, привычками, над которыми хочу поработать, а также результаты психологических тестов и т.д. Таблица была интегрирована с гугл-формой, которую я периодически отправлял своим коллегам. Но вести в ней ежедневные задачи было очень неудобно — не хватало четкой структуры.

Тестирование ежедневников

Тогда я решил попробовать формат ежедневника — начал с рабочей тетради «Планирование» от Корудлы Нуссбаум издательства МИФ.

Обложка книги «Планирование»

Я прилежно заполнял тетрадь, почерпнул из нее ряд полезных практик, и, возможно, чуть лучше узнал самого себя. Но все равно это было не совсем то — мне хотелось писать задачки и формировать привычки осознанного подхода к своей жизни.

Тестирование Agile-ежедневника

По образованию я программист-математик и с 2013 года работал в IT. Соответственно практики Agile были мне близки и знакомы. И я решил опробовать их применительно к своей жизни. Эта мысль привела меня к крутому ежедневнику «Космос. Agile-ежедневник» от Катерины Ленгольд.

Обложка Agile-ежедневника

Суть методологии Катерины — в двухмесячном планировании с недельными итерациями. На каждом этапе надо фиксировать свои цели и достижения, а также мониторить настроение, сон и другие параметры. Вот так выглядят страницы этого ежедневника.

Я заказал ежедневник и провел по нему два спринта (4 мес.). В итоге понял, что этот подход меня устраивает, но постоянно бегать с ежедневником не нравится. Плюс у меня мания хранить всё навека. Поэтому я решил сделать его цифровую версию.

Цифровизация Agile-ежедневника

К этому моменту у меня уже был Notion, в котором я сохранял заметки, вел список книг и делал разные другие записи. Именно он и стал моим плацдармом для цифровизации. Прекрасным качеством и в тоже время бедой Notion является его универсальность. Он позволяет сделать все что угодно — в итоге появляется риск уйти не туда и сделать систему, в которой просто невозможно работать.

Тогда я создал в Notion систему шаблонов. Вот так выглядел мой шаблон «Спринт»:


Шаблон «Спринт», старая версия
Шаблон «Спринт», старая версия, окончание
Страничка со списком недель в шаблоне «Спринт»

Страничка с информацией о каждой неделе:

Полезные привычки и работа над ними:

Переход на свой формат

Я сделал всё это, начал пробовать и понял, что получилось слишком монструозно — огромные страницы, куча элементов, информация плохо считывается, а главное, приходится тратить слишком много времени.

В итоге получается много активностей, приходится много всего фиксировать, принудительно декомпозировать проекты под размер спринта, появляется давление сроков и всё это создаёт лишний стресс. Поэтому я пришел к тому, что надо что-то менять и упрощать. Новые идеи я тоже почерпнул из стандартных IT-практик.

Вместо спринтов я решил «мыслить» проектами (a.k.a Epic).

Проекты — достаточно крупная активность, которую нельзя уместить в одну задачу и/или которая требует сохранения некоего артефакта на будущее. Примеры: пройти курс, написать книгу.

А вместо целей на неделю появились конкретные задачи с датой выполнения (a.k.a Task). Я понял, что практически любую свою деятельность могу свести к какой-то задаче. Например, рассмотрим потребление контента

Потребление и осмысление контента

Я завёл отдельную страницу под все свои книги, статьи, фильмы и т.д. Под каждую книгу создана задача «прочесть», а внутри задачи я делаю заметки и небольшой конспект. По ссылке — пример выполненной задачи (прочитанная книга).

Я рекомендую привязывать книги к каким-то проектам. Книга — это лишь инструмент получения знаний для выполнения целей. Важно понимать, чего именно вы хотите достичь, прочитав этот материал.

Как устроен мой каталог контента, тоже можно посмотреть по ссылке.

А вот так выглядит страница с проектами:

Новая система была гораздо удобнее, лаконичнее и проще в использовании, но все-таки в ней не хватало чего-то глобального — ответа на вопрос, для чего я всё это делаю и куда вообще иду.

Появление «Сфер жизни»

Пока я возился с новой системой, мои друзья проходили обучение на психологов и им надо было практиковать на ком-то полученные знания. Часто их подопытным кроликом становился я. На одной из практик мы делали упражнение «Колесо баланса» (подробнее о методе можно почитать, например, в статье из «Т—Ж»).

В моем случае колесо было пустым и я сам заполнял сферы жизни. И проходя эту практику, я понял — именно этого компонента не хватало в моей системе. Поэтому все свои проекты я сгруппировал в «Сферы жизни» — 9 направлений, которые я постоянно держу в фокусе и в которых стараюсь развиваться. Вот они

  1. Здоровье
  2. Разнообразие жизни
  3. Личное развитие
  4. Бытт (с конца марта переименовано «Капитал»)
  5. Проф. развитие (с конца марта переименовано в «Карьера»)
  6. Своя семья
  7. Род
  8. Осознанность
  9. Окружение

В каждой из сфере есть большая цель, даже не цель, а скорее состояние, к которому я хочу прийти. Вот как выглядит Notion-страничка со сферами жизни:

Пример странички «Сферы жизни»

Как с работать с моей системой

В моей системе все идет по нисходящей: в первую очередь я оцениваю все свои сферы жизни. Когда это делать — вопрос неоднозначный, какой-то четкой регулярной проверки у меня нет. Я для себя определил несколько ситуаций, в которых я оцениваю сферы жизни: по настроению, когда завершил ряд проектов или по истечение какого-то периода времени, когда появляется время над этим подумать. Это могут быть отпуск или долгие праздники (тот же Новый год).

Оценка сфер жизни — субъективная: насколько я удовлетворен текущим состоянием и моим прогрессом на пути к «финальному» состоянию. После этого я выделяю 3–4 сферы, которым в дальнейшем уделяю особое внимание. 

Для достижения целей я тут же создаю проекты и основную работу провожу уже с ними. Зачастую эти проекты уже нагенерированы ранее (в голову регулярно приходят какие-то идеи и отправляются в бэклог в виде проектов). То есть на этом этапе остаётся выбрать, к чему сейчас больше лежит душа и какие проекты способны максимально продвинуть меня в разных сферах жизни. 

На третьем этапе я разбиваю каждый проект на задачи. Кстати, существуют такие задачи, которые могут не быть привязаны к проектам: тут и какая-то рутина, и всякая мелочь, которая напрямую влияет на какую-то сферу жизни (напрямую — то есть даже не входя в состав какого-то проекта).

Ну а дальше начинается ежедневная работа. Для этого у меня есть статическая страница, на которую я захожу по утрам. Внутри этой страницы есть представление всех задач, которые включены в активные проекты, либо находятся в работе, но к проектам не привязаны. Из этого списка я накидываю задачи на день. Еще у меня есть доска с задачами на сегодня (что-то вроде дашборда текущего дня), а также возможность открыть и посмотреть каждый проект.

Вот как выглядит мой дашборд:

Как внедрить систему в свою жизнь

Помогаторы

Чтобы инструментом было удобно пользоваться, нужно всё время держать его под рукой. И у Notion в этом плане есть большой недостаток — отсутствие хороших виджетов для телефона и интеграции с популярными менеджерами задач.

Есть обходные пути — например, с помощью промежуточных сервисов типа Zapier. Они помогают связать Notion с другими сервисами. Но задумайтесь, нужны ли вам подобные заморочки.

Для себя я нашёл два способа сделать инструмент доступным.

Установить дашборд как автоматическое заполнение новой вкладки браузера

С помощью расширения New Tab Redirect можно вместо пустой или стандартной, заданной браузером новой вкладки, установить любую страницу. Я создал в Notion специальную страницу, на которой разместил всё, что должно быть в быстром доступе — закладки и список задач на сегодня.

Страница, которая по умолчанию открывается в браузере при открытии новой вкладке

Еще можно закрепить в браузере вкладку с главной страницей Notion-системы:

Эта функция есть в каждом современном браузере

Виджеты на рабочем столе телефона

Да, под Notion нет виджетов, которые показывают список элементов какой-то базы — например, задачи на сегодня. Зато можно добавить красивые виджеты для быстрого доступа к самым необходимым и популярным страницам. Эти виджеты можно организовать и в виде карусели виджетов.

Сценарии и режимы

Кроме того, я пользуюсь на телефоне «Режимами и сценариями» — они позволяют выстраивать цепочку действий: например выдать уведомление, а после этого автоматически запустить нужное приложение. 

Примечание: судя по всему, «Режимы и сценарии» есть только на смартфонах Samsung.

Вот один из моих сценариев: вместо задач в таск-трекере «Прочитать книгу» я настроил сценарий, который вечером запускает уведомление «Готов почитать?» — и если его подтвердить, автоматически открывается приложение для чтения, а в системе настраивается режим экрана для комфортного чтения.

Пример сценария «Доброе утро»

Этот сценарий напоминает, что надо зафиксировать свой вес и провести анализ состава тела на часах. А также выступает в качестве триггера для других действий, которые уже проходят не в телефоне.

Ещё у меня есть выделенные рабочие слоты. Например, в моём рабочем календаре зарезервированы две личные встречи: перерыв и обед. В перерыве я стараюсь отдохнуть, размяться, посмотреть видосики или провести время с сыном.

Пример сценария «Останови обезьяну»

Если я запускаю приложения-прокрастинаторы (YouTube, Vk, Инвестиции и т.п.), то у меня появляется уведомление, которое предлагает заняться более полезными делами. Если подтвердить пуш, то приложение-прокрастинатор закроется и откроется Notion. Я бы с радостью запускал страницу с задачами на день, но такой возможности нет, поэтому просто открывается общая страница с навигацией.

Первые проблемы

Реализовав всё это, я тут же столкнулся с проблемой: для того, чтобы посмотреть задачи и спланировать день, нужно заходить в Notion. Никаких классных виджетов или приложений для часов не было.

Тогда я решил попробовать исключить из этой цепочки задачи — точнее, я перестал вести их в Notion и перенёс в стандартное приложение «Напоминания» на телефоне. 

Примечание: сейчас я вновь пробую вернуть их в единый инструмент.

Вторая проблема заключается в следующем: я понял, что не для всех задач нужны напоминания в таск-трекере. Куда более эффективными являются «естественные» напоминания. Например лучшая задача по распределению финансов — это СМС из банка о приходе зарплаты.

Немного философии

Вообще, я стремлюсь к ненасильственному выполнению задач: то есть чтобы я выполнял их не по принуждению, потому что приложение так сказало, а потому что именно сейчас я хочу и готов этим заняться.

Для этого нужно оставлять достаточно свободного времени — его должно хватать даже на «просто посидеть подумать, поделать ничего». Из этого «ничего» как раз-таки и рождается естественное желание поработать над каким-то проектом, сферой жизни или задачей. В этой связи рекомендую прочитать книгу Лоуренса Шортера «Книга ленивого гуру».

Чтобы выделять свободное время, обязательно придётся чем-то жертвовать. Поэтому стоит держать баланс и набирать такое количество проектов, которое вы действительно можете выполнить без вреда для физического и психического здоровья.

Совет. Если у вас не получается выполнить задачу или внедрить привычку, подумайте, что этому мешает. основной принцип тут такой: необходимо создавать условия, при которых выполнить задачу проще, чем не выполнить.

Дополнительные элементы системы

Помимо основы в виде сфер жизни, проектов и задач, я выделил в своей структуре еще два блока: информация и lifestyle. Расскажу о них подробнее. 

Информация

Этот раздел состоит из 4 блоков:

  • Контент. Книги, статьи, фильмы, ролики — всё, что я хотел бы потребить или уже потребил. В идеале с лично составленным саммари.
  • Заметки. Пространство для фиксации мыслей.
  • Люди. Экспериментальная структура. Я записываю сюда людей, которые меня окружают (окружают в широком смысле — например, Илон Маск тоже подходит), отмечаю, каким качествам у них можно научиться и чем они меня вдохновляют.
  • Вещи. Список всех моих вещей и что с ними надо сделать: хранить, продать и т.п. А также список вещей, которых у меня еще нет, но я хочу их приобрести.
Блок «Информация»

Lifestyle

Этот раздел состоит из 3 блоков:

  • Миссия и принципы. Глобальная миссия всей жизни, а так же формулирование принципов, которых стараюсь придерживаться
  • Те самые Сферы жизни.
  • Работа с привычками. Отдельный инструмент работы с привычками: анализ привычек и их формирование
  • New. Utilities. Дополнительные страницы-предтавления, которые можно использовать для конкретных задач. Например страница см. выше Замена новой вкладки в браузере.
Блок Lifestyle

Шаблон для копирования

Я подготовил копию своего Notion-пространства — вы можете скопировать ее в свое пространство и использовать, как вам удобно. Для этого откройте шаблон в новой вкладке , сделайте копию и пройдите онбординг — он оформлен в виде задач на дашборде. 

Шаблон «Взгляд на жизнь»

Структура моего Notion-пространства не статична, она живет и постоянно изменяется — я пробую что-то добавить, а что-то убираю, переделываю и дорабатываю ее. Будет круто, если вы поступите так же.

Итоги

Рад, если вы сумели дочитать эту статью до конца. Надеюсь мой инструмент покажется вам полезным — или вы просто возьмете из него пару полезных практик и идей. Если вам интересно более подробно узнать о моем подходе к планированию и организации жизни, рекомендую послушать выпуск подкаста BRIEF, в котором я поделился с ведущими своими мыслями на этот счет. Выпуск называется «Как организовать себя и остаться человеком».

А если у вас остались вопросы, хочется подискутировать, предложить идеи или нужна помощь в копировании и использовании шаблона, то пишите мне в телеграм или на почту.

ProductSense'24: 5-6 сентября, Москва. Продакты не нужны? Подробнее