Когда я только начинала планировать, сформулировала цели слишком абстрактно — и было очень сложно построить стратегию их достижения. В итоге, по прошествии года, я чувствовала себя некомфортно — потому что с увидела: за год у меня так и не получилось приблизиться к запланированному результату и тому образу себя в будущем, которого я хотела достичь. Поэтому после этой ошибки я решила описать цели по SMART — ведь когда ты знаешь, к чему идешь и как это выглядит, ты можешь понять, какие конкретные шаги необходимо предпринять.
А эти шаги уже можно декомпозировать на более нижние уровни — вплоть до уровня одного дня — и следовать этому плану. Плюс такой декомпозиции — снимается ненужная тревожность от мысли «действительно ли я двигаюсь по намеченному пути?». Так происходит, потому что ты регулярно мониторишь свои достижения и статусы задач и видишь, что они сформулированы в соответствие с более крупными целями ведут тебя к ним.
Если вы планируете свою жизнь впервые — старайтесь не ставить много целей, для начала сфокусируйтесь на нескольких самых важных.
Какой метод использовать для постановки целей
Я придерживаюсь метода OKR — Objective Key Results. Суть метода в том, чтобы ставить амбициозные цели: они едва ли достижимы, но в то же время достаточно реалистичны и не демотивируют. Такие цели позволяют очень динамично расти и подниматься на ступеньку выше, чем ты был вчера.
OKR я использую для планирования всех трех категорий целей: хобби, личных, рабочих.
Мы пишем о менеджменте продуктов и развитии в телеграм-каналах make sense и Продуктовое мышление.
Мои личные цели больше связаны с людьми, с выстраиванием отношений, поэтому в основном я привязываю результаты по ним к тому, что мы провели неформальное общение — причем надо организовать все так, чтобы оно действительно было неформальным. Например, это может быть диалог с друзьями о том, насколько наши отношения в данный момент комфортны для обеих сторон. Показатель здесь обычно — количество проведенных встреч.
Пример цели в категории хобби — мой продуктовый канал, по нему у меня стоит цель вырасти до 2000 подписчиков к концу года при условии, что я потрачу на развитие канала не больше определенной суммы денег.
Пример цели для работы — выпуск продукта. Условие: функциональность выпущенного продукта должна получить высокие оценки пользователей.
В движении к уже запланированным целям, мне кажется, стоит соблюдать баланс. Например, иногда я чувствую, что очень перегружена — тогда я смотрю, почему так произошло. Я просто поставила себе в моменте каких-то лишних задач или еще на этапе планирования не рассчитала что-то и получилась перегрузка.
В первом случае я просто пересматриваю все, что запланировала. Во втором — исхожу из того, что не надо насиловать себя. У меня был практический опыт: я решила, что могу работать очень много, но в итоге это привело к выгоранию. И восстанавливаться после него — так себе задача. Поэтому лучше сразу соблюдать баланс и прислушиваться к себе. Если постфактум вижу ошибки планирования, просто пересматриваю приоритеты и сдвигаю какие-то задачи. Это все-таки план: планировать необходимо, но при этом надо быть готовым к изменениям. Классика Agile.
Мои задачи разбиты по дням, поэтому в течение дня всегда есть приоритеты. Я примерно понимаю, какое у меня будет расписание. Да, не всегда получается выполнить все на 100%, но на это и цели по OKR, чтобы быть амбициозными. Есть поговорка: если ты не можешь прийти к цели, то надо хотя бы лежать в ее направлении. По моему опыту, если ты делаешь все, чтобы прийти к своей цели, в итоге ты этого добьешься.
Стратегический и тактический планы
В стратегическом плане я декомпозирую action items по месяцам, в тактическом плане — по неделям. А на основе этой детализации уже делаю план задач на неделю. Тактический план составляю 1 раз в квартал на основе стратегического, план на неделю — еженедельно. Вообще, детальную декомпозицию на задачи можно делать и больше, чем на неделю — тут как вам будет удобнее.
Каждая ежедневная задача, как я уже упоминала, относится к одной из трех категорий: работа, хобби, личное. При распределении дневной нагрузки личные задачи я учитываю наравне с остальными: так получается выполнять и рабочие, и личные задачи.
Стратегический и тактический планы позволяют приводить глобальные цели в соответствие с ежедневными задачами. Иерархия получается следующей:
- Цели, поставленные по методу OKR.
- Стратегический план с action items для достижения этих целей.
- Тактический план с детальными action items на неделю.
- Ежедневные задачи.
Плавный переход от одной иерархии к другой позволяет держать фокус на целях ежедневно и быть уверенным, что ежедневные задачи соотносятся с глобальными целями на год. Для того, чтобы видеть картину в целом, я регулярно обновляю планы: стратегический — 1 раз в квартал, тактический — 1 раз в месяц.
Декомпозиция личной цели. Например, нужно выстроить доверительные отношения с друзьями и семьей. Я бы декомпозировала эту цель таким образом. Отношения, в особенности с родственниками, — это сложная тема. Трудно выделить в течение недели время на звонки близким — они не всегда могут быть интересными. Поэтому я планирую проводить определенное количество неформальных сессий или звонков. И считаю, сколько таких сессий необходимо организовать в месяц. Звучит грубо и, может быть, цинично, но мне кажется, на этапе, когда ты только выстраиваешь цели, когда тебе еще сложно планировать эту сферу, лучше делать так, чем вообще никак. Ты просто постепенно вводишь такую привычку и потом становится легче.
Точно так же и с налаживанием питания. Сначала сложно — а потом потом выстраиваешь процесс и это становится привычкой, а не какой-то неприятной процедурой.
После планирования на месяц я декомпозирую цели по неделям. Например, я вижу, что в месяц нужно сделать четыре звонка или провести две сессии общения с родственниками, и просто расставляю их по неделям. Когда подходит следующая неделя, я примерно расставляю задачи по дням — например, что в среду мне необходимо созвониться с одним из родственников. И когда наступает та самая среда, у меня уже готова декомпозиция дня, приоритеты по задачам. И я просто дохожу до этой задачи и беру ее в работу. Конечно, не всегда получается выполнить на 100% дневные задачи. Бывает, они переносятся — это нормально, на пути к целям не нужно насиловать себя, важен баланс.
Что касается рабочих целей, то если мы говорим о повышении или улучшении качества продукта, то такие задачи невозможно жестко отрегулировать. В них очень много факторов, которые зависят не от нас. Но я все равно продумываю разные варианты того, что меня может продвинуть в этих задачах. Иногда не получается сделать это самостоятельно. И если я упираюсь во что-то, то стараюсь обращаться к специалистам, которые помогут сформулировать и скорректировать стратегию.
Например, если мы говорим о повышении, такую цель можно декомпозировать примерно на такие задачи: контролировать чуть больше, погружаться в текущие процессы компании, знакомиться с кем-то из коллег или экспертов рынка, посещать совещания, пытаться увидеть возможности.
Единого рецепта для декомпозиции таких задач не существует — все зависит от конкретного человека и ситуации. Есть цель, ты набрасываешь варианты, как ее можно достичь, а потом выписываешь все — все так же, как и в генерации продуктовых гипотез. Получившуюся стратегию просто декомпозируешь на следующие уровни. Если не можешь что-то декомпозировать, обращаешься к специалистам или людям, которые уже достигли этой цели и, возможно, более четко видят путь к ней — консультантам, менторам.
В конце недели я смотрю, что успела выполнить и сверяю результат с тактическим планом. Проверяю, что планировала взять на следующую неделю, и думаю: либо беру все запланированное на следующую неделю, либо, если не выполнила что-то с предыдущей недели, могу работать над задачами, которые не удалось закрыть. В таком случае новые задачи переношу еще на неделю вперед.
В тактический план я вношу обновления по итогам недели. В понедельник смотрю, что сделала, а что — нет, сравниваю с тактическим планом и принимаю решение: какие-то задачи переношу, какие-то убираю в архив, если они уже не актуальны. После этого смотрю, что запланировано в тактическом плане на следующую неделю, декомпозирую эти задачи в Trello и примерно раскидываю по дням.
По итогам квартала поднимаюсь на уровень года и смотрю, что сделала по месяцам: что из этого было в планах, а что — нет. Исходя из этого корректирую цели. Иногда что-то сильно меняется и я вижу, что в текущей ситуации моя изначальная стратегия не сработает. Тогда я ее пересматриваю — это итеративный процесс.
Свой годовой план я обычно выполняю процентов на 80 — по крайней мере, стараюсь. По определению OKR, цели должны быть амбициозными, поэтому если ты выполняешь их на 100%, то, скорее всего, они были недостаточно амбициозными.
Как оценивать объемы задач
Я стараюсь не оценивать задачи в часах — делаю это в стори-поинтах. на практике выяснила, что на день я могу взять задач на 12 стори-поинтов. Задачи в стори-поинтах оцениваю классическим способом: сначала выбрала задачу, трудоемкость которой оценила в 1 стори-поинт, остальные оцениваю относительно нее. Задачи, которые не привязаны к конкретному дню недели, выполняю в любой день недели. Если же это рабочие задачи или у них есть четкий дедлайн, просто раскидываю их по дням с учетом этого дедлайна.
Насколько надо стараться выполнить цели
Я не сторонница принципа «умереть, но сделать запланированное на этот день». В основном целюсь так, чтобы выполнить весь набор задач на неделю. А в какой именно день решу конкретную задачу — не так важно. Ведь бывает, что просто не хочется ничего делать и чувствуешь усталость. Заставлять себя что-то делать в такой ситуации, мне кажется, бессмысленно, потому что практика, построенная на насилии над собой, не приживется.
Мы — не роботы. И не всегда все получается. Основные проблемы, конечно, возникают в личных задачах — они не всегда интересные. В работе или хобби ты достаточно быстро видишь результат и ценность, а в отношениях с родственниками и друзьями эта ценность не такая явная и увидеть ее в моменте не получится. Личные задачи нередко приходится делать просто из чувства долга или чтобы проявить уважение к человеку.
Инструменты планирования и шаблоны
Я использую Google Spreadsheets в сочетании с Trello. В таблицах храню два уровня:
- Стратегический план — action items на год для достижения годовых целей.
- Тактический план — детализированный список action items на квартал.
В Trello — задачи на неделю, декомпозированные по дням.
В такой таблице я оформляю стратегические цели. Скопировать шаблон.
Это тактический квартальный план, он разбит на недели. Зеленым отмечаю выполненные задачи, желтым — запланированные. Скопировать шаблон.
А это задачи на неделю в Trello. Они разделены по трем категориям: работа, хобби, личное. Дополнительно я подключила плагин для управления командами, чтобы выставлять стори-поинты. Шаблон недельных задач для Trello.
